Zur Erhebung der Qualifizierungs- und Vernetzugsbedarfe der Beiräte wurden drei Arbeitsgruppen (AGs) gebildet, deren Zusammensetzung sich vorangig nach der jeweiligen Größe der Kommune und nachrangig — wie im Falle Nürnberg und Augsburg — nach regionalen Kriterien richtete. Damit sollten die unterschiedlichen Rahmenbedingungen der Beiräte Berücksichtigung finden. So bildeten die Beiräte aus Augsburg und München AG 1, die Teilnehmer/innen aus Erlangen, Fürth, Nürnberg und Würzburg AG 2 und die Beiräte aus  Bamberg, Lindau, Memmingen, Schweinfurt und Starnberg AG 3.

Grundlage für die Arbeit in den AGs war ein Fragebogen, in dem der Qualifizierungsbedarf in den drei Handlungsfeldern Arbeitstechniken und Verwaltung, politische Interessenvertretung und inhaltliche Einzelthemen abgefragt wurde. In einem weiteren Themenfeld  wurde der Bedarf nach Vernetzung und Austausch identifiziert. Der Fragebogen sah sowohl eine quantitative wie auch eine qualitative Ergebnisermittlung vor: Um die Gewichtung innerhalb der Handlungsfelder festzustellen, konnten Einzelthemen mit 0 bis 3 Punkten bewertet werden; darüber hinaus wurden ergänzende Vorschläge und Ideen zu jedem Handlungsfeld extra abgefragt.

Jede/r Teilnehmer/in konnte zu Beginn des Workshops zunächst für sich selbst schriftlich Punkte für jedes vorgeschlagene Thema vergeben sowie weitere Themen vorschlagen. Anschließend wurden die Ergebnisse in der Gruppe zusammengetragen und diskutiert. In jeder Arbeitsgruppe wurden sowohl die quantitativen Ergebnisse wie auch die wichtigsten Ergebnisse der Diskussion in einem eigenen Auswertungsbogen unmittelbar schriftlich dokumentiert. Diese Auswertungsbögen sind die Grundlage für die folgende Gesamtauswertung.